Die Ausschreibung für ein komplexes Projekt am Flughafen Zürich war eine Herausforderung, die Samuel Ehrat, Senior Project Leader Terminal Development, erfolgreich gemeistert hat. Im Interview berichtet er über die Ausschreibung mit Hilfe von agile.agreement und welche Vorteile dieser innovative Ansatz mit sich brachte.
"We made it" – Die Reise zur Ausschreibung mit dem agile.agreement
Samuel Ehrat blickt mit Stolz auf den Prozess zurück: "We made it." Vom ersten Kontakt mit den Spezialisten von agile.agreement im August 2022 bis zur Wahl des Anbieters im Juli 2023 war es ein intensiver Weg – geprägt von einer steilen Lernkurve. Dabei betont er, dass die Zusammenarbeit mit den agile.agreement Spezialisten mehr ein Coaching als klassisches Consulting war. Der agile.agreement Ansatz erwies sich als wertvoll, um neue Perspektiven zu eröffnen und eingefahrene Muster zu hinterfragen.
Ein wesentlicher Faktor war dabei auch der Zugriff auf die Vorlagen-Bibliothek von agile.agreement, die bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen entscheidend waren, erklärt Ehrat. Ein weiterer wichtiger Faktor war die enge und iterative Zusammenarbeit mit den Spezialisten von agile.agreement, die es ermöglichte, regelmässig Feedback und Reviews zu erhalten, was die Qualität der Ausschreibungsunterlagen weiter steigerte. Diese «agile» Herangehensweise war ein Schlüsselfaktor für den Erfolg der Ausschreibung.
Die entscheidenden Unterschiede
Ein wichtiger Unterschied zu herkömmlichen Beschaffungsprozessen liegt laut Ehrat in der Flexibilität und Sicherheit, die das agile.agreement bietet. "Man wird ermutigt, festgefahrene Muster zu hinterfragen und neu zu denken. Wie kann man, wie in unserem Beispiel, unter den geltenden öffentlich-rechtlichen Ausschreibungsgesetz, Wege und Mittel finden, die Zusammenarbeit bzw. das Team stärker zu gewichten als Fixpreise, Produkte oder Zeitpläne" sagt er.
Mehraufwand, der sich lohnt
Die Umstellung auf diese Art des Ausschreibungsverfahrens brachte zunächst einen höheren Aufwand mit sich. "Das Verfahren ist intensiver in der Durchführung und in der Beurteilung," merkt Ehrat an. Auch die Beilagen zu den Ausschreibungsunterlagen, wie das Zusammenarbeitsmodell, der Zusammenarbeits-Codex etc. waren umfangreicher und erforderten mehr Zeit als bei früheren Ausschreibungen. Trotzdem hat sich dieser Mehraufwand mehr als gelohnt: "Die Zusammenarbeit mit dem gefundenen Partner, dessen Qualität und Einstellung zum Vorhaben, ist Gold wert."
Ein Highlight-Moment in der Zusammenarbeit
Ein besonders prägender Moment war für Ehrat, als unser Evaluations -Team gemeinsam die gesamten Vorlagen und Unterlagen vor der Publikation auf Simap durchging: "Das war für mich ein Befreiungsschlag, zu wissen, dass es gut kommt und ich diese Sicherheit auch firmenintern bei der Vernehmlassung vertreten konnte." Dies widerspiegelte sich in der hohen Anzahl an Teilnahmeanträgen, in den wertvollen Workshop-Sessions mit den Bewerbern und der gelungenen Angebots Phase.
Learnings für die Zukunft
Abschliessend zieht Ehrat wichtige Lehren aus der Beschaffung. "Bei komplexen Vorhaben ist der Mensch wichtiger als das Produkt," betont er. Das richtige Anbieter-Team und Partner zu finden, war für den Erfolg der Ausschreibung entscheidend – eine Erkenntnis, die weit über das aktuelle Projekt hinausweist. Es ist aktuell auch schön zusehen, dass diese Art von Verfahren in unserer Firma bereits rege angewandt wird und diese Ausschreibung beim Einkauf wie auch bei anderen Projektleiter Spuren hinterlassen konnte., dies auch dank agile.agreement.
Fazit
Die Erfahrung mit agile.agreement zeigt, dass bei komplexen Ausschreibungen ein anderer Ansatz und das brechen von bestehenden Mustern in der Beschaffung den entscheidenden Unterschied machen kann. Samuel Ehrats Projekt hat bewiesen, dass Mut, Flexibilität und Offenheit zum Erfolg führen. Die Zukunft der Beschaffung sollte deutlich agiler werden – zum Vorteil aller Beteiligten.
Mehr über Samuel Ehrat findet ihr auf LinkedIn.
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